Politique de confidentialité

TRIASIMA s'engage à protéger les renseignements confidentiels de ses clients, employés et consultants à long terme et à assurer la confidentialité des renseignements personnels fournis à TRIASIMA dans le cadre de ses activités.

Au Canada, la loi fédérale adoptée en 2004, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (« LPRPDE »), s'applique à toute organisation qui recueille, utilise ou communique des renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Les provinces du Québec, de l'Alberta et de la Colombie-Britannique ont adopté leur propre législation spécifique en matière de protection de la vie privée. La LPRPDE et la législation des trois lois provinciales s'appliquent à TRIASIMA dans ses relations avec ses clients, employées et consultants de long-terme canadiens.

Aux États-Unis, TRIASIMA est soumis à la réglementation S-P et la Federal Trade Commission Privacy of Consumer Financial Information, qui exigent des entreprises qu'elles adoptent des politiques et des procédures de confidentialité et qu'elles fournissent aux consommateurs et aux clients qui sont des personnes physiques divers avis concernant les mesures que le conseiller prendra pour protéger leurs informations non publiques. TRIASIMA est également tenu de se conformer aux lois et règlements relatifs à la protection de la vie privée de chaque État dans lequel il a des clients.

Nos dossiers peuvent contenir des renseignements à la fois personnels et confidentiels qui ne sont pas visés par la définition de renseignements personnels. En toutes circonstances, TRIASIMA protégera la confidentialité de toute information qui lui est confiée.

La présente politique établit nos normes de collecte, d'utilisation, d'élimination et de conservation des renseignements personnels de nos clients, employés et consultants à long terme. Cette politique explique également comment ils sont protégés et le droit d'accès à ces renseignements par nos clients et nos employés. Les procédures y afférentes précisent ces modalités d'application.

Collecte et vérification de renseignements

Pour les clients

Le but de la collecte et de la vérification de renseignements est en deux volets : s'assurer que les clients sont protégés en les aidant à déterminer leurs objectifs de placement, tolérance au risque et pertinence des placements, et satisfaire aux obligations légales et règlementaires, y compris les relations d'initiés ou de contrôle potentielles, la prévention du blanchiment d'argent et les exigences de déclaration fiscale.

Pour les employés et les consultants à long terme

Les renseignements personnels recueillis seront utilisés pour le contrat de travail entre TRIASIMA et l'employé ou ses consultants et pour l'application de la politique de négociation personnelle et des procédures prévues dans le Code d’Éthique.

Utilisation, divulgation et conservation

Les renseignements personnels recueillis auprès d'un client sont conservés aussi longtemps que le client détient un compte chez TRIASIMA et pendant une certaine période après la résiliation du compte, laquelle est prévue par la loi ou les règlements. À la fin de cette période, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire.

Les renseignements personnels recueillis auprès d'un employé ou d'un consultant à long terme seront conservés aussi longtemps que cette personne travaille pour TRIASIMA et pour une période suivant la fin de l'emploi ou du contrat telle que prévue par la loi ou les règlements.

En tant que gestionnaire de portefeuille, TRIASIMA peut, dans certains cas, être tenue de mettre certains renseignements personnels de ses clients, employés ou consultants à long terme à la disposition de certaines entreprises, agences et organisations gouvernementales, règlementaires et d'autoréglementation. Ces entités sont tenues d'assurer la confidentialité des renseignements personnels fournis par TRIASIMA. La communication de renseignements personnels doit se faire avec le consentement de la personne concernée, à moins que la loi ne l'exige.

Les renseignements personnels ne doivent pas être conservés plus longtemps que nécessaire aux fins établies. Par la suite, ils doivent être éliminés de façon sécuritaire.

Responsabilité

Le chef de la conformité est le responsable de la protection de la vie privée. Il est responsable de s'assurer que TRIASIMA respecte les principes énoncés dans la présente Politique de confidentialité et ses procédures connexes.

Tous les employés et les consultants à long terme de TRIASIMA sont liés par la politique et les procédures établies de TRIASIMA pour assurer que les renseignements personnels de ses clients demeurent confidentiels.

Exactitude

TRIASIMA s'engage à conserver des dossiers précis sur les renseignements personnels de ses clients. De temps à autre, TRIASIMA demandera une mise à jour de la documentation à l’égard du compte et du client afin de s'assurer que les renseignements personnels sont complets et exacts.

Sauvegarde des renseignements

TRIASIMA a mis en place et continue de maintenir des mesures de protection rigoureuses pour s'assurer que les renseignements personnels demeurent confidentiels et sont protégés contre la perte ou le vol et l'accès ou la divulgation non autorisée.

Les méthodes de protection comprennent un accès limité aux locaux, des mesures technologiques telles que les sauvegardes hors site et l'archivage.

Demandes d’accès à l’information

Clients, employés et consultants à long terme ont le droit de demander à voir l’information détenue à leur sujet et de quelle façon TRIASIMA l’a utilisée et à qui elle a pu être divulguée.

Les questions concernant la politique de confidentialité de TRIASIMA et l'assurance de la confidentialité des renseignements personnels, le cas échéant, recueillis auprès des clients, des employés et des consultants à long terme peuvent être acheminées, par écrit, à l’adresse suivante :

            Gestion de portefeuille TRIASIMA inc.
            a/s Chef de la conformité
            2520-900, boul. de Maisonneuve Ouest
            Montréal (Québec) H3A 0A8
 

Plaintes et questions

Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être adressée à l'adresse indiquée ci-dessus.

Transfert transfrontalier de renseignements personnels

Canada

Avant que TRIASIMA ne transfère des renseignements personnels à une destination à l'extérieur du Canada, la société doit informer ses clients (i) que leurs renseignements personnels peuvent être transférés hors du Canada; (ii) des raisons pour lesquelles ces renseignements sont transférés; (iii) que leurs renseignements personnels peuvent être utilisés par les autorités du territoire étranger; (iv) que TRIASIMA peut obtenir un exemplaire des politiques et procédures en vigueur dans ce lieu; (v) que leurs représentants peuvent répondre aux questions concernant ces transferts. TRIASIMA tient à jour une liste de fournisseurs de services qui peuvent stocker certains renseignements sur les clients dans des centres de données situés à l'extérieur du Canada.

En plus de ce qui précède, TRIASIMA doit également faire preuve d'une diligence raisonnable et s'assurer que le destinataire de l'information respecte des mesures de protection de la vie privée et de sécurité équivalentes à celles que les lois canadiennes exigent de TRIASIMA.

La politique de confidentialité de TRIASIMA est incluse dans le document de divulgation des relations, qui est fourni à tous les clients auprès desquels elle recueille des renseignements personnels.

Violation de la confidentialité

Toute atteinte à la vie privée doit être signalée sans tarder au chef de la conformité. Celui-ci, après consultation avec la PDR et les conseillers juridiques de TRIASIMA, déterminera la bonne façon de procéder, qui peut également comprendre les avis d'atteinte à la sécurité suivants (le cas échéant) :

  • un rapport au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou à l’autorité provinciale compétente (pour les clients canadiens);
  • un rapport à l'autorité réglementaire de l’État compétent et/ou au procureur général (pour les clients américains)
  • un avis aux personnes touchées;
  • un avis aux autres organisations.

Exigences américaines

Conformément à la réglementation américaine telle que discutée ci-dessus, le département de la Conformité sera chargé de s'assurer que TRIASIMA distribue un avis de confidentialité à chaque client américain qui est une personne physique, à la fois initialement puis annuellement. Cet avis de confidentialité doit être fourni avec le formulaire ADV. Le chef de la conformité est également responsable de la tenue d'un dossier sur la politique de confidentialité, qui doit contenir la documentation démontrant que l'avis de confidentialité a été distribué aux clients américains initialement et annuellement.

Conformité

La présente politique et les procédures connexes seront revues périodiquement pour s'assurer de leur conformité et de leur efficacité. De plus, le responsable de la protection de la vie privée enverra au moins une fois par an ou à la suite de tout changement un rappel de la politique et de ses procédures connexes à tous les employés et consultants à long terme.

 

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