TRIASIMA s'engage à protéger les renseignements confidentiels de ses clients, employés et consultants à long terme et à assurer la confidentialité des renseignements personnels fournis à TRIASIMA dans le cadre de ses activités.
Au Canada, la loi fédérale adoptée en 2004, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (« LPRPDE »), s'applique à toute organisation qui recueille, utilise ou communique des renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Les provinces du Québec, de l'Alberta et de la Colombie-Britannique ont adopté leur propre législation spécifique en matière de protection de la vie privée. La LPRPDE et la législation des trois lois provinciales s'appliquent à TRIASIMA dans ses relations avec ses clients, employées et consultants de long-terme canadiens.
Aux États-Unis, TRIASIMA est soumis à la réglementation S-P et la Federal Trade Commission Privacy of Consumer Financial Information, qui exigent des entreprises qu'elles adoptent des politiques et des procédures de confidentialité et qu'elles fournissent aux consommateurs et aux clients qui sont des personnes physiques divers avis concernant les mesures que le conseiller prendra pour protéger leurs informations non publiques. TRIASIMA est également tenu de se conformer aux lois et règlements relatifs à la protection de la vie privée de chaque État dans lequel il a des clients.
Nos dossiers peuvent contenir des renseignements à la fois personnels et confidentiels qui ne sont pas visés par la définition de renseignements personnels. En toutes circonstances, TRIASIMA protégera la confidentialité de toute information qui lui est confiée.
La présente politique de confidentialité (la « Politique ») établit nos normes de collecte, d'utilisation, d'élimination et de conservation des renseignements personnels de nos clients, employés et consultants à long terme. Cette politique explique également comment ils sont protégés et le droit d'accès à ces renseignements par nos clients et nos employés. Les procédures y afférentes précisent ces modalités d'application.
Collecte et vérification de renseignements
Pour les clients:
Afin de servir ses clients, TRIASIMA collectera les renseignements personnels, nécessaires directement auprès d’eux ou auprès d’autres sources telles que des agences de crédit, institutions financières, sources publiques, entres autres, au moment de l’ouverture d’un compte ou durant la relation d’affaires.
Le but de la collecte et de la vérification de renseignements est de :
(i) s'assurer que les clients sont protégés en les aidant à déterminer leurs objectifs de placement, tolérance au risque et pertinence des placements, et
(ii) satisfaire aux obligations légales et règlementaires auxquelles TRIASIMA est soumise, incluant la vérification des relations d'initiés ou de contrôle potentielles, la prévention du blanchiment d'argent et les exigences de déclaration fiscale.
Pour les employés et les consultants à long terme :
Les renseignements personnels recueillis seront utilisés pour le contrat de travail /services entre TRIASIMA et l'employé ou ses consultants et pour l'application de la politique de négociation personnelle et des procédures prévues dans le Code d’Éthique.
Utilisation, divulgation et conservation
Les renseignements personnels recueillis auprès d'un client sont conservés aussi longtemps que le client détient un compte chez TRIASIMA et pendant une certaine période après la résiliation du compte, laquelle est prévue par la loi ou les règlements. À la fin de cette période, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire et irréversible, de sorte qu’il n’est plus possible d’identifier la personne physique à laquelle les renseignements se rattachent.
Les renseignements personnels recueillis auprès d'un employé ou d'un consultant à long terme seront conservés aussi longtemps que cette personne travaille pour TRIASIMA et pour une période suivant la fin de l'emploi ou du contrat telle que prévue par la loi ou les règlements.
En tant que gestionnaire de portefeuille, TRIASIMA peut, dans certains cas, être tenue de mettre certains renseignements personnels de ses clients, employés ou consultants à long terme à la disposition de certaines entreprises, agences et organisations gouvernementales, règlementaires et d'autoréglementation. Ces entités sont tenues d'assurer la confidentialité des renseignements personnels fournis par TRIASIMA. La communication de renseignements personnels doit se faire avec le consentement de la personne concernée, à moins que la loi ne l'exige, ou le permette
Responsabilité
Le Responsable de la protection des renseignements personnels s'assure que TRIASIMA respecte et mette en œuvre les principes et procédures énoncés dans la présente Politique de confidentialité et ses documents connexes. Il veille également au maintien de la conformité de la Politique aux lois et règlements.
Tous les employés et les consultants à long terme de TRIASIMA sont liés par la politique et les procédures établies de TRIASIMA pour assurer que les renseignements personnels de ses clients demeurent confidentiels.
Exactitude
TRIASIMA s'engage à conserver des dossiers précis sur les renseignements personnels de ses clients. De temps à autre, TRIASIMA demandera une mise à jour de la documentation à l’égard du compte et du client afin de s'assurer que les renseignements personnels sont complets et exacts.
Le client peut à tout moment s’adresser à TRIASIMA pour demander la rectification de renseignements personnels qu’il sait incomplets ou inexactes.
Sauvegarde des renseignements
TRIASIMA a mis en place et continue de maintenir des mesures de protection rigoureuses pour s'assurer que les renseignements personnels demeurent confidentiels et sont protégés contre la perte ou le vol et l'accès ou la divulgation non autorisée.
Les méthodes de protection comprennent un accès limité aux locaux, des mesures technologiques telles que les sauvegardes hors site et l'archivage.
Demandes d’accès à l’information
Clients, employés et consultants à long terme ont le droit de demander à voir l’information détenue à leur sujet et de quelle façon TRIASIMA l’a utilisée et à qui elle a pu être divulguée.
Les questions concernant la politique de confidentialité de TRIASIMA et l'assurance de la confidentialité des renseignements personnels, le cas échéant, recueillis auprès des clients, des employés et des consultants à long terme peuvent être acheminées à l’adresse suivante :
par écrit:
Gestion de portefeuille TRIASIMA inc. a/s Responsable de la protection des renseignements personnels 2520-900, boul. de Maisonneuve Ouest Montréal (Québec) H3A 0A8par courriel:
vieprivee@triasima.comPlaintes et questions
Toute plainte relative à la politique de confidentialité doit être transmise à l'adresse indiquée ci-dessus.
TRIASIMA prend les moyens raisonnables pour traiter la plainte ou la demande d’information dans un délai de 30 jours à compter de sa réception.
Transfert transfrontalier de renseignements personnels
Canada
Dans le but de fournir ses services, TRIASIMA pourrait transférer des renseignements personnels à des personnes ou entités, telles que des fournisseurs de services (intermédiaires de services financiers, gardien de valeurs, centre de données), des personnes autorisées par le client ou des autorités provinciales, fédérales ou nationales, situés au Québec ou à l’extérieur du Québec.
TRIASIMA prend les mesures raisonnables pour s'assurer que les destinataires de ces informations adoptent des mesures de protection de la vie privée et de sécurité équivalentes à celles que les lois canadiennes exigent.
Les fournisseurs de service de TRIASIMA sont sélectionnés avec soin. TRIASIMA ne les autorise pas à utiliser les renseignements transmis à d’autres fins que celles pour lesquelles TRIASIMA les leur communiquent. De plus, TRIASIMA s’assure contractuellement que ses fournisseurs disposent de mesures de protection et de sécurité au moins équivalentes à celles que les lois canadiennes exigent.
TRIASIMA tient à jour une liste de fournisseurs de services qui peuvent stocker certains renseignements dans des centres de données situés à l'extérieur du Québec. Un exemplaire de la politique de confidentialité en vigueur au sein de ces entités peut être fourni sur demande du client.
La politique de confidentialité de TRIASIMA est incluse dans le document de divulgation des relations, qui est fourni à tous les clients auprès desquels elle recueille des renseignements personnels.
Violation de la confidentialité
TRIASIMA a mis en place des procédures pour protéger les renseignements personnels qui lui ont été confiés et éviter les atteintes à la vie privée.
Toute atteinte à la vie privée doit être signalée sans tarder au Responsable de la protection des renseignements personnels. Celui-ci, après consultation avec la PDR et les conseillers juridiques de TRIASIMA, déterminera la bonne façon de procéder, qui peut également comprendre les avis d'atteinte à la sécurité suivants (le cas échéant) :
Exigences américaines
Conformément à la réglementation américaine telle que discutée ci-dessus, le département de la Conformité sera chargé de s'assurer que TRIASIMA distribue un avis de confidentialité à chaque client américain qui est une personne physique, à la fois initialement puis annuellement. Cet avis de confidentialité doit être fourni avec le formulaire ADV. Le chef de la conformité est également responsable de la tenue d'un dossier sur la politique de confidentialité, qui doit contenir la documentation démontrant que l'avis de confidentialité a été distribué aux clients américains initialement et annuellement.
Conformité
Le Responsable de la protection des renseignements personnels supervise la mise en œuvre de la présente Politique.
Il veille à ce que la Politique et les procédures connexes soient revues périodiquement pour s'assurer de leur conformité et de leur efficacité. De plus, le Responsable de la protection des renseignements personnels enverra au moins une fois par an ou à la suite de tout changement un rappel de la politique et de ses procédures connexes à tous les employés et consultants à long terme, pour s’assurer qu’ils disposent de connaissances adéquates.